محاسب مخازن ومشتريات

الشركة: شركة تجارية رائدة في العمل التجاري

الوصف الوظيفي:محاسب مخازن ومشتريات

الموقع: (اليمن – امانة العاصمة)

القسم: المبيعات

المسؤول المباشر:مدير الحسابات

1. الهدف العام للوظيفة:

الاشراف والمتابعة لكل ما تم توريده للمخازن من أصناف وسلع وعمل الإجراءات الخاصة بتوريد ومتابعة العمليات المحاسبية لها وكذا عملية الصرف من المخازن ومتابعة الاستلامات للكميات ومتابعة المرتجعات واجراء العمليات المحاسبية الخاصة بها والمحافظة على مطابقة الرصيد الفعلي في النظام مع الواقع والرفع بأي خلاف.

2. المهام والمسؤوليات:

قيد فواتير المشتريات في النظام المحاسبي المرسلة الى مخزن الترانزيت بشكل مباشر

1. استلام فواتير المشتريات المرسلة عبر الواتس اب في الكروب المخصص لفواتير المشتريات و ومراجعتها من حيث الكميات والأسعار ومكان التوريد والسائق ، ومطابقتها مع أوامر الشراء المعتمدة قبل إدخالها في النظام المحاسبي.
2. إدخال فواتير المشتريات في النظام المحاسبي بدقة، وربطها بمخزن الترانزيت والحسابات الصحيحة، والتأكد من ربطها بأوامر الشراء المعتمدة وتأثيرها على المخزون والموردين.
3. أرشفة فواتير المشتريات والمستندات الداعمة لها إلكترونيًا وورقيًا وفق نظام الأرشفة المعتمد.
4. استلام طلبات التحويل المخزني المعتمدة ومراجعتها والتأكد من وضوح الهدف والجهة المحوّل لها قبل تنفيذها في النظام.

قيد التحويلات المخزنية في النظام المحاسبي حسب الهدف المقدم له لكل فرع من إدارة المبيعات من مخزن الترانزيت الى المخازن في الفروع الاخرى

1. التحقق من توفر الكميات المطلوبة في المخازن المعنية قبل قيد أي عملية تحويل مخزني.
2. إدخال أوامر التحويل المخزني في النظام المحاسبي مع تحديد المخزن المحوِّل والمخزن المستلم والأصناف والكميات بدقة والاسعار بدقة.
3. إصدار أذون الصرف والاستلام الخاصة بعمليات التحويل او التسويات المعتمدة في النظام المحاسبي.
4. احتساب تكاليف النقل والجمارك وأي مصروفات أخرى مرتبطة بعمليات التحويل أو الشحنات الواردة.

قيد التحويلات المخزنية من مخزن الى مخزن حسب متطلبات العمل وحاجة الفروع الأخرى للكمية بحسب رفع إدارة المبيعات والتأكد من تحميل تكاليف النقل والتكاليف الاخرى

1. تحميل التكاليف الإضافية على الكميات أو الأصناف ذات العلاقة وفق سياسة تحميل التكاليف المعتمدة.
2. متابعة استلام المخازن للشحنات المشتراة أو المحوّلة والتأكد من مطابقة الكميات الفعلية مع المستندات النظامية.
3. توثيق فروقات النقص أو الزيادة في محاضر رسمية مع تحديد أسبابها الأولية.
4. التنسيق مع مسؤول النقل أو الجهات ذات العلاقة لتحديد المسؤولية عن فروقات النقص أو التلف

متابعة استلامات المخازن للكميات المشتراه او المحولة ومطابقة الكمية وصرف النقص على حساب السائق او الحساب المعني .

1.     قيد فروقات النقص على الحسابات المعنية مثل حساب السائق أو الطرف المسؤول حسب الإجراءات المعتمدة.
2.     مراجعة فواتير النقل والجمارك المدخلة في النظام كمشاريع (مسودات) والتأكد من صحة البيانات والمبالغ والخدمات المقدمة.

متابعة فواتير النقل والجمارك المدخلة في النظام المحاسبي على شكل مسودة من مسؤول النقل والتأكد من صحتها وصحة الحساب المحدد وإعتمادها في النظام المحاسبي ، وتحميلها على الكمية المحددة سوى ان كانت مشتريات او تحويلات مخزنية.

1. التحقق من صحة الحسابات المحاسبية المستخدمة في فواتير النقل والجمارك وربطها بالشحنات أو التحويلات ذات العلاقة.
2. اعتماد فواتير النقل والجمارك في النظام المحاسبي بعد التأكد من اكتمال المستندات وصحة القيود.

مطابقة ارصدة المخازن بشكل شهري مع أمناء المخازن والرفع بأي فروقات لمدير الحسابات للإطلاع والتوجيه بما يلزم

1. توزيع تكاليف النقل والجمارك على الأصناف أو الكميات حسب الأسس المعتمدة في النظام المحاسبي والتأكد من انعكاسها الصحيح على تكلفة المخزون.
2. استخراج تقارير أرصدة المخازن الدفترية بشكل دوري من النظام المحاسبي ومطابقة أرصدة المخازن الدفترية مع الأرصدة الفعلية لدى أمناء المخازن وتحليل أي فروقات تظهر.

القيام بإجراء جرد مفاجئ لإصناف محددة او لمخازن محددة وحسب متطلبات العمل.

1. إعداد تقارير تفصيلية بالفروقات المخزنية مدعومة بالمستندات ورفعها إلى مدير الحسابات للاطلاع والتوجيه.
2. تنفيذ عمليات الجرد المفاجئ لأصناف أو مخازن محددة وفق خطط الجرد أو توجيهات الإدارة.
3. الإشراف على عمليات العد الفعلي أثناء الجرد والتأكد من الالتزام بإجراءات الجرد المعتمدة.
4. إعداد محاضر الجرد ومقارنة نتائج الجرد مع الأرصدة المسجلة في النظام وتحليل أسباب الانحرافات.
5. إدخال قيود التسوية المخزنية في النظام المحاسبي بناءً على محاضر الجرد المعتمدة.

قيد التسويات المخزنية الناتجة عن الجرد الدوي او المفاجئ بعد الاعتماد من المخولين.

1. تحميل فروقات العجز أو الزيادة على الحسابات المناسبة وفق التوجيهات الادارية المعتمدة.
2. التأكد من تحديث أرصدة المخزون بعد التسويات وإقفال الفروقات بشكل نهائي.
3. حفظ وأرشفة مستندات الجرد والتسويات المخزنية للرجوع إليها عند الحاجة أو لأغراض المراجعة
4. مطابقة حسابات الموردين بشكل دوري والتأكد من عدم وجود أي فروقات بين الأرصدة.
5. الحفاظ على سرية المعلومات ووثائق الشركة وطبيعة عمل الشركة

3. المؤهلات والخبرات المطلوبة:

الحد الأدنى من المؤهلات:

1. الشهادة العلمية: بكالوريوس محاسبة ، أو تخصص ذي صلة.
2. الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن 5-7سنوات في مجال الحسابات المخزنية، منها 3 سنوات على الأقل في منصب إشرافي (محاسب مخازن ومشتريات)ويجب ان تكون الخبرة في شركات تجارية(مواد غذائية) او توزيع.

المهارات الوظيفية/العملية:

1. مهارات قيادية وإدارية قوية: القدرة على قيادة فريق المخازن ناء وتحفيزه لتحقيق الأهداف.
2. مهارات تحليلية: القدرة على تحليل بيانات المنتجات والبضائع الموجودة بالمخازن.
3. إجادة استخدام الحاسوب: مهارة عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس خاصة (Excelو PowerPoint)، ويجب ان يتكون لدية خبرة عميقة في أنظمة حسابات المخازن خاصة (ERPNext و ONYX ERP).
4. مهارات تفاوض قوية: القدرة على التفاوض بفعالية للحصول على أفضل إستيراتيجية.
5. إدارة المخازن: القدرة على بناء وإدارة علاقات لفريق المخازن.
6. شهادة خبرة في مجال المواد الغذائية والمشروبات الغازية شرط أساسي من الشركات الذي عمل معها وإخلاءات الطرف.

الكفاءات السلوكية:

1. مهارات التواصل الفعال: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع إدارة المخازن.
2. حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات التي تواجه إدارة المخازن وابتكار حلول فعالة.
3. القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع التغيرات مع الإدارة
4. المبادرة والابتكار:البحث المستمر عن طرق جديدة لتحسين أداء فريق المخازن.
5. النزاهة والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من النزاهة في جميع التعاملات.